Een correcte factuur met btw maak je door alle wettelijk verplichte gegevens op te nemen, het juiste btw-tarief toe te passen en het btw-bedrag correct te berekenen. In Nederland zijn de regels voor btw-facturen vastgelegd in de Wet op de omzetbelasting en gelden ze voor vrijwel iedere ondernemer die goederen of diensten levert. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het factuur maken met btw, zodat jij direct aan de slag kunt. Heb je vragen over jouw specifieke situatie? Neem gerust contact op met ons team.
Welke verplichte gegevens moet een btw-factuur bevatten?
Een correcte btw-factuur moet minimaal twaalf wettelijk verplichte gegevens bevatten. Dit zijn onder andere je eigen naam en adres, het btw-identificatienummer, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de naam en het adres van de afnemer, een omschrijving van de geleverde goederen of diensten, het btw-tarief en het te betalen btw-bedrag.
Hieronder vind je de volledige lijst met verplichte elementen op een btw-factuur:
- Volledige naam en adres van de leverancier
- Btw-identificatienummer (btw-nummer) van de leverancier
- Volledige naam en adres van de afnemer
- Btw-nummer van de afnemer (bij zakelijke transacties binnen de EU)
- Een uniek, opeenvolgend factuurnummer
- Factuurdatum
- Datum van levering of dienstverlening (indien afwijkend van de factuurdatum)
- Duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Hoeveelheid of omvang van de levering
- De prijs exclusief btw (het nettobedrag)
- Het toegepaste btw-tarief
- Het btw-bedrag in euro’s
Lever je aan een particulier, dan hoef je het btw-nummer van de afnemer niet te vermelden. Bij zakelijke klanten in het buitenland gelden aanvullende regels, zoals de vermelding van het intracommunautaire btw-nummer en eventueel de tekst “btw verlegd” of “intracommunautaire levering”.
Welke btw-tarieven gelden er in Nederland?
In Nederland gelden in 2026 drie btw-tarieven: het standaardtarief van 21%, het verlaagde tarief van 9% en het nultarief van 0%. Welk tarief je toepast, hangt af van het soort product of dienst dat je levert.
Het 21%-tarief is het meest gangbare tarief en geldt voor de meeste goederen en diensten, zoals zakelijke dienstverlening, elektronica en kleding. Het 9%-tarief geldt voor een beperkte categorie producten en diensten die de overheid als essentieel beschouwt, zoals voedingsmiddelen, geneesmiddelen, boeken en arbeidsintensieve diensten zoals kapper of schilder. Het 0%-tarief is van toepassing bij export buiten de EU en bij intracommunautaire leveringen aan btw-plichtige ondernemers in andere EU-landen.
Twijfel je welk tarief op jouw product of dienst van toepassing is? Raadpleeg dan de website van de Belastingdienst of vraag advies aan een belastingadviseur. Een verkeerd tarief op een factuur kan leiden tot naheffingen en boetes.
Hoe bereken je het btw-bedrag op een factuur?
Het btw-bedrag op een factuur bereken je door het nettobedrag (exclusief btw) te vermenigvuldigen met het toepasselijke btw-tarief. Bij een nettobedrag van 1.000 euro en een tarief van 21% bedraagt de btw 210 euro, waardoor het totaalbedrag inclusief btw uitkomt op 1.210 euro.
Berekening vanuit een nettobedrag
Dit is de meest gebruikelijke methode bij zakelijke facturen. Je stelt eerst de netto verkoopprijs vast en telt daar vervolgens het btw-bedrag bij op.
- Nettobedrag x 0,21 = btw-bedrag (bij 21%)
- Nettobedrag x 0,09 = btw-bedrag (bij 9%)
- Nettobedrag + btw-bedrag = totaalbedrag inclusief btw
Btw terugrekenen uit een brutobedrag
Soms heb je een bedrag inclusief btw en wil je weten hoeveel btw daarin zit. Dat bereken je als volgt:
- Bij 21%: brutobedrag / 1,21 x 0,21 = btw-bedrag
- Bij 9%: brutobedrag / 1,09 x 0,09 = btw-bedrag
Stel je facturen op via Digitaal Kantoor, dan worden btw-bedragen automatisch berekend op basis van het ingestelde tarief. Dit voorkomt rekenfouten en zorgt ervoor dat je facturen altijd voldoen aan de factuurvereisten.
Wanneer hoef je geen btw op een factuur te vermelden?
Je hoeft geen btw op een factuur te vermelden wanneer je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR), wanneer de btw verlegd is naar de afnemer, of wanneer de levering of dienst is vrijgesteld van btw. In die gevallen vermeld je wel de reden voor het ontbreken van btw.
De meest voorkomende situaties waarbij btw ontbreekt op een factuur:
- Kleineondernemersregeling (KOR): Ondernemers die zich hebben aangemeld voor de KOR zijn vrijgesteld van btw-aangifte en brengen geen btw in rekening. Op de factuur vermeld je dan: “btw vrijgesteld op grond van de kleineondernemersregeling”.
- Btw verlegd: Bij bepaalde diensten in de bouw of bij leveringen aan buitenlandse ondernemers wordt de btw verlegd naar de afnemer. Je vermeldt dan “btw verlegd” op de factuur.
- Vrijgestelde prestaties: Sommige beroepen en diensten zijn structureel vrijgesteld van btw, zoals medische zorg, onderwijs en verzekeringen. Je vermeldt dan de grondslag voor de vrijstelling.
- Export buiten de EU: Leveringen aan afnemers buiten de EU vallen onder het 0%-tarief. Je vermeldt het nultarief en de reden op de factuur.
Wat zijn de meest gemaakte fouten op btw-facturen?
De meest gemaakte fouten op btw-facturen zijn het ontbreken van verplichte gegevens, het toepassen van een verkeerd btw-tarief, een onjuist of niet-uniek factuurnummer en het weglaten van het btw-nummer bij zakelijke transacties. Deze fouten kunnen leiden tot problemen bij de btw-aangifte of een geweigerde aftrek bij de ontvanger.
Hieronder de meest voorkomende valkuilen op een rij:
- Ontbrekend btw-nummer: Vergeten het eigen btw-identificatienummer te vermelden, of het btw-nummer van een zakelijke afnemer bij EU-transacties.
- Verkeerd btw-tarief: Het 9%-tarief toepassen waar 21% van toepassing is, of omgekeerd.
- Geen uniek factuurnummer: Dubbele factuurnummers of nummers die niet opeenvolgend zijn, zijn in strijd met de btw-verplichtingen op een factuur.
- Vage omschrijving: Een te algemene omschrijving zoals “diensten” zonder specificatie voldoet niet aan de wettelijke eisen.
- Ontbrekende leveringsdatum: Wanneer de leveringsdatum afwijkt van de factuurdatum, moet deze apart worden vermeld.
- Foutieve btw-berekening: Rekenfouten in het btw-bedrag of een onjuist totaalbedrag.
Veel van deze fouten ontstaan bij handmatig factuur opstellen. Geautomatiseerde facturatie helpt dit te voorkomen door verplichte velden af te dwingen en tarieven automatisch toe te passen.
Hoe lang moet je btw-facturen bewaren?
Je bent wettelijk verplicht om btw-facturen minimaal zeven jaar te bewaren. Dit geldt voor zowel de facturen die je zelf hebt verstuurd als de facturen die je hebt ontvangen. Voor onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar.
De Belastingdienst kan gedurende de bewaartermijn altijd een boekenonderzoek uitvoeren. Je moet de facturen dan kunnen overleggen in een leesbaar en toegankelijk formaat. Digitale opslag is toegestaan, mits de facturen authentiek, integer en leesbaar zijn en je ze binnen een redelijke termijn kunt aanleveren.
Let op de volgende aandachtspunten bij het bewaren van facturen:
- Bewaar facturen bij voorkeur in een geordend en doorzoekbaar digitaal archief
- Zorg dat digitale bestanden niet verloren kunnen gaan door regelmatige back-ups
- Papieren facturen mogen worden gescand en digitaal bewaard, mits de scan een exacte kopie is
- Houd rekening met de langere bewaartermijn van tien jaar bij onroerend goed
Met een geïntegreerde oplossing zoals Digitaal Kantoor worden alle facturen automatisch opgeslagen en gearchiveerd in een beveiligd Nederlands datacenter, zodat je altijd aan de bewaarplicht voldoet zonder extra handelingen. Wil je zien hoe dat in de praktijk werkt? Vraag een demo aan en ontdek hoe slimme facturatie jouw administratie vereenvoudigt.
Veelgestelde vragen
Mag ik een factuur met btw versturen als ik nog geen btw-nummer heb ontvangen?
Nee, je mag pas btw in rekening brengen nadat je officieel bent ingeschreven bij de Belastingdienst en een btw-identificatienummer hebt ontvangen. Stuur je eerder een factuur met btw, dan loop je het risico op problemen bij de aangifte en kan de afnemer de btw niet aftrekken. Vraag je btw-nummer dus altijd eerst aan via de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel voordat je je eerste factuur verstuurt.
Wat moet ik doen als ik een fout ontdek op een al verstuurde btw-factuur?
Als je een fout ontdekt op een verstuurde factuur, mag je de originele factuur niet zomaar aanpassen of verwijderen. Je stuurt in dat geval een creditfactuur om de originele factuur te annuleren, gevolgd door een nieuwe, correcte factuur met een nieuw uniek factuurnummer. Zorg dat je in de creditfactuur duidelijk verwijst naar het originele factuurnummer, zodat de koppeling traceerbaar blijft voor zowel jou als de afnemer.
Kan ik een factuur in een andere valuta dan euro's opstellen?
Ja, het is toegestaan om een factuur in een vreemde valuta op te stellen, maar het btw-bedrag moet altijd worden uitgedrukt in euro's. Je gebruikt hiervoor de wisselkoers die geldt op het moment van de levering of de factuurdatum, bij voorkeur de officiële koers van de Europese Centrale Bank. Vermeld op de factuur zowel het bedrag in de vreemde valuta als het equivalente btw-bedrag in euro's om aan de wettelijke vereisten te voldoen.
Hoe werkt het als ik zowel producten met 9% als met 21% btw op één factuur zet?
Je kunt zonder problemen meerdere btw-tarieven op één factuur combineren, maar je moet de bedragen per tarief afzonderlijk specificeren. Vermeld dus voor elke tariefgroep het nettobedrag, het toegepaste tarief en het bijbehorende btw-bedrag apart, en geef onderaan een totaaloverzicht. Facturatiesoftware zoals Digitaal Kantoor verwerkt dit automatisch correct, wat handmatige rekenfouten bij gesplitste tarieven voorkomt.
Ben ik verplicht om facturen digitaal te versturen, of mag dat ook per post?
Er is geen wettelijke verplichting om facturen digitaal te versturen; je mag facturen ook per post als papieren document versturen. Digitale facturen zijn echter wel toegestaan, mits de afnemer hiermee instemt en de authenticiteit en integriteit van de factuur gewaarborgd zijn. In de praktijk kiezen steeds meer ondernemers voor digitale facturatie vanwege de snelheid, kostenbesparing en het gemakkelijker voldoen aan de bewaarplicht.
Wat is het verschil tussen een pro-formafactuur en een definitieve btw-factuur?
Een pro-formafactuur is een voorlopig document dat je verstuurt vóór de daadwerkelijke levering of betaling, bijvoorbeeld als offerte of ter voorbereiding van een douaneaangifte. Een pro-formafactuur heeft geen officiële boekhoudkundige status en mag niet worden gebruikt voor btw-aangifte of btw-aftrek. Pas nadat de levering of dienst heeft plaatsgevonden, stel je de definitieve btw-factuur op met alle wettelijk verplichte gegevens.
Hoe ga ik om met btw op facturen bij een gedeeltelijke betaling of aanbetaling?
Ontvang je een aanbetaling voordat je de goederen levert of de dienst verricht, dan ben je verplicht om over dat aanbetalingsbedrag al btw af te dragen en een factuur te sturen. Je berekent de btw over het ontvangen bedrag inclusief btw, op dezelfde manier als bij een reguliere factuur. Na de definitieve levering stuur je een eindfactuur waarop je de al gefactureerde aanbetaling in mindering brengt, zodat de afnemer alleen nog het resterende bedrag betaalt.