Als werkgever mag je een werknemer vragen om thuis te werken wanneer er minder werk is, maar je kunt dit niet zomaar eenzijdig opleggen. Thuiswerken verplichten is alleen mogelijk als dit contractueel is vastgelegd of als werknemer en werkgever daar samen over overeenkomen. Voor MKB-ondernemers die hun personeelsbeleid goed willen regelen, is het belangrijk de juridische spelregels te kennen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over een werknemer thuis laten werken bij minder werk. Heb je vragen over jouw specifieke situatie? Neem gerust contact op met ons team.
Mag een werkgever thuiswerken eenzijdig opleggen?
Een werkgever mag thuiswerken in principe niet eenzijdig opleggen zonder instemming van de werknemer. Thuiswerken is een arbeidsvoorwaarde die in het arbeidscontract of in een thuiswerkbeleid moet zijn vastgelegd voordat je het als verplichting kunt handhaven. Zonder die grondslag heb je als werkgever de medewerking van de werknemer nodig.
Dit betekent niet dat je als werkgever machteloos staat. Je kunt een redelijk verzoek doen om thuis te werken, en in de meeste gevallen zullen werknemers daar begrip voor tonen, zeker als de situatie tijdelijk is en de thuiswerkomstandigheden in orde zijn. De Wet werken waar je wilt, die in 2023 in werking trad, regelt overigens primair het recht van de werknemer om thuiswerken te verzoeken, niet het omgekeerde.
Er is wel een uitzondering: als in de arbeidsovereenkomst een eenzijdig wijzigingsbeding is opgenomen, kun je als werkgever arbeidsvoorwaarden aanpassen als je daar een zwaarwichtig bedrijfsbelang voor hebt. Minder werk kan zo’n belang zijn, maar de lat ligt hoog. Je moet kunnen aantonen dat het belang van de organisatie duidelijk zwaarder weegt dan het nadeel voor de werknemer.
Wat zijn de rechten van een werknemer bij thuiswerkverzoeken?
Een werknemer heeft het recht om een thuiswerkverzoek te weigeren als er geen contractuele verplichting bestaat. Werknemers mogen verwachten dat hun werkplek en arbeidsomstandigheden niet zonder overleg worden gewijzigd. Tegelijkertijd hebben werknemers ook de plicht om redelijke instructies van de werkgever op te volgen, mits die instructies binnen de grenzen van de wet en het contract vallen.
Concreet betekent dit het volgende voor werknemers:
- Ze kunnen een thuiswerkverzoek weigeren als er geen contractuele basis voor is.
- Ze hebben recht op een fatsoenlijke thuiswerkplek en de benodigde middelen, zoals een laptop of internetvergoeding, als thuiswerken wordt afgesproken.
- Ze mogen niet worden benadeeld of gesanctioneerd puur omdat ze een redelijk verzoek afwijzen.
- Ze hebben recht op duidelijke communicatie over de duur en de redenen van het thuiswerken.
Als werkgever doe je er verstandig aan het gesprek aan te gaan in plaats van een beslissing te dicteren. Leg uit waarom je wilt dat iemand thuis werkt, hoe lang je dat voor ogen hebt, en wat je aanbiedt om dat thuiswerken werkbaar te maken. Dat vergroot de kans op een soepele samenwerking aanzienlijk.
Welke afspraken moet je vastleggen als je thuiswerken regelt?
Als je thuiswerken afspreekt bij minder werk, moet je de kern van die afspraken schriftelijk vastleggen. Mondelinge overeenstemming is juridisch lastig te bewijzen en kan later tot misverstanden leiden. Een kort addendum bij het arbeidscontract of een thuiswerkovereenkomst volstaat in de meeste gevallen.
Zorg in ieder geval dat de volgende punten duidelijk zijn vastgelegd:
- Duur en omvang: Is het thuiswerken tijdelijk of structureel, en hoeveel dagen per week betreft het?
- Bereikbaarheid: Welke werktijden gelden er en hoe is de werknemer bereikbaar?
- Arbeidsomstandigheden: Voldoet de thuiswerkplek aan de Arbowet, en wie is verantwoordelijk voor welke voorzieningen?
- Vergoedingen: Ontvangt de werknemer een thuiswerktoeslag of vergoeding voor internet en energie?
- Evaluatiemoment: Wanneer beoordelen jullie samen of de situatie wordt voortgezet of aangepast?
Goede administratie is hierbij onmisbaar. Met bedrijfssoftware voor het MKB houd je urenregistratie, personeelsgegevens en contractwijzigingen overzichtelijk bij, zodat je altijd snel kunt terugvinden wat er is afgesproken.
Wat als een werknemer weigert thuis te werken?
Als een werknemer thuiswerken weigert en er geen contractuele verplichting bestaat, kun je als werkgever die weigering in principe niet direct sanctioneren. Je kunt de werknemer dan niet zomaar ontslaan of loon inhouden puur op basis van die weigering. Wel kun je het gesprek aangaan en gezamenlijk naar een oplossing zoeken.
Soms heeft een werknemer gegronde redenen om niet thuis te willen werken: geen geschikte thuiswerkplek, zorgtaken, of een arbeidsbeperking die thuiswerken bemoeilijkt. Neem die bezwaren serieus en kijk of er een praktische oplossing mogelijk is, zoals een gedeeltelijke oplossing of een tijdelijke aanpassing van de werkplek op kantoor.
Als de weigering voortkomt uit onwil zonder geldige reden, en je hebt als werkgever een zwaarwichtig bedrijfsbelang aangetoond, dan kun je juridisch advies inwinnen over de vervolgstappen. Denk aan mediation of een formele procedure. Maar in de praktijk leidt een open gesprek met wederzijds begrip veel sneller tot een werkbare situatie dan een juridisch conflict.
Wanneer is thuiswerken bij minder werk een alternatief voor ontslag?
Thuiswerken bij minder werk kan een zinvol alternatief zijn voor ontslag of werktijdverkorting, maar dan moet het wel gepaard gaan met een herdefiniëring van taken of een tijdelijke aanpassing van de functie-inhoud. Thuiswerken op zich lost een structureel tekort aan werk niet op; het verandert alleen de locatie van het werk.
Toch zijn er situaties waarin thuiswerken bij minder werk wél een strategische keuze is:
- Tijdelijke terugval in opdrachten: Als je verwacht dat het werkaanbod over enkele maanden weer aantrekt, is thuiswerken een manier om medewerkers productief te houden met administratieve taken, opleiding of projectvoorbereiding.
- Kostenreductie op kantoorruimte: Minder werk kan een aanleiding zijn om de kantoorkosten te verlagen door medewerkers meer thuis te laten werken, zonder dat dit ten koste gaat van de arbeidsrelatie.
- Behoud van kennis en talent: Ontslag kost geld en je verliest waardevolle kennis. Thuiswerken gecombineerd met een tijdelijke aanpassing van het takenpakket kan een manier zijn om mensen aan boord te houden.
Als het werkaanbod structureel terugloopt, zijn er andere instrumenten zoals werktijdverkorting via het NOW-instrument of een formele reorganisatie. Thuiswerken is dan een aanvulling, geen vervanging. Zorg altijd dat je personeelsadministratie op orde is, zodat je snel kunt schakelen als de situatie verandert.
Wil je meer weten over hoe je jouw personeelsprocessen en bedrijfsvoering efficiënter kunt inrichten, ook bij wisselende werkdruk? Plan een demo aan of neem contact op met ons team. We denken graag met je mee over een oplossing die past bij jouw bedrijf en branche.
Veelgestelde vragen
Mag ik als werkgever het loon verlagen als een werknemer thuis werkt bij minder werk?
Nee, je kunt het loon niet eenzijdig verlagen omdat een werknemer thuis werkt of omdat er tijdelijk minder werk is. Het loon is een kernarbeidsvoorwaarde die alleen kan worden gewijzigd met instemming van de werknemer of via een zwaarwichtig bedrijfsbelang in combinatie met een eenzijdig wijzigingsbeding. Wil je kosten besparen bij een structurele terugval in werk, dan zijn instrumenten zoals werktijdverkorting of een formele reorganisatie de juiste route.
Hoe stel ik een thuiswerkbeleid op dat juridisch waterdicht is?
Een goed thuiswerkbeleid bevat minimaal afspraken over de locatie, werktijden, bereikbaarheid, arbovoorzieningen en eventuele vergoedingen. Laat het beleid toetsen door een HR-adviseur of arbeidsrechtjurist voordat je het invoert, en zorg dat het beleid wordt opgenomen in of gekoppeld aan de arbeidsovereenkomst. Informeer ook de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, want die heeft instemmingsrecht bij de invoering of wijziging van een thuiswerkregeling.
Wat zijn mijn verplichtingen als werkgever op het gebied van arbo bij thuiswerken?
Als werkgever blijf je ook bij thuiswerken verantwoordelijk voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden op grond van de Arbowet. Dit betekent dat je de thuiswerkplek moet beoordelen op ergonomische risico's en dat je verplicht bent passende voorzieningen te treffen, zoals een goede bureaustoel of beeldscherm indien nodig. In de praktijk is een thuiswerkcheck of een arbo-vragenlijst een eenvoudige manier om aan deze verplichting te voldoen en eventuele knelpunten tijdig te signaleren.
Kan ik een werknemer verplichten om op vaste tijden bereikbaar te zijn tijdens het thuiswerken?
Ja, als werkgever mag je redelijke bereikbaarheidseisen stellen, mits deze in lijn zijn met de overeengekomen werktijden en het arbeidscontract. Leg de verwachtingen rondom bereikbaarheid, responstijden en beschikbaarheid tijdens overleg schriftelijk vast in de thuiswerkafspraken om misverstanden te voorkomen. Houd er rekening mee dat structureel buiten werktijd bereikbaar zijn kan leiden tot discussies over overwerk of schending van het recht op onbereikbaarheid.
Wat doe ik als een werknemer thuis minder productief blijkt te zijn?
Bespreek productiviteitsproblemen altijd eerst direct en open met de werknemer, en stel samen duidelijke doelen en meetbare afspraken op. Zorg voor regelmatige check-ins en gebruik eventueel een urenregistratietool om inzicht te krijgen in gewerkte uren en output. Als de situatie niet verbetert na begeleiding en duidelijke afspraken, kun je juridisch advies inwinnen over vervolgstappen, maar probeer eerst te achterhalen of er onderliggende oorzaken zijn zoals privéomstandigheden of een gebrek aan de juiste middelen.
Heeft een werknemer recht op een thuiswerkvergoeding, en zo ja, hoe hoog moet die zijn?
Er is geen wettelijk vastgesteld minimumbedrag voor een thuiswerkvergoeding, maar de Belastingdienst staat een onbelaste vergoeding toe van maximaal €2,35 per thuisgewerkte dag (tarief 2024) voor kosten zoals energie, koffie en internet. Controleer ook of de cao die op jouw bedrijf van toepassing is aanvullende verplichtingen bevat op dit punt. Het is verstandig om de vergoeding schriftelijk vast te leggen in de thuiswerkafspraken, zodat er achteraf geen discussie ontstaat over wat wel of niet vergoed wordt.
Wat als de situatie van minder werk langer duurt dan verwacht — moet ik dan opnieuw afspraken maken?
Ja, als een tijdelijke thuiswerkregeling structureel dreigt te worden, is het verstandig om de afspraken te herzien en opnieuw schriftelijk vast te leggen. Tijdelijke afspraken kunnen na verloop van tijd als verworven rechten worden beschouwd als je ze stilzwijgend blijft voortzetten, wat het later moeilijker maakt om terug te keren naar de oorspronkelijke situatie. Plan daarom altijd een evaluatiemoment in bij het maken van de initiële afspraken, en communiceer tijdig als de situatie verandert.