Handelscontracten beheren klinkt eenvoudig, totdat je merkt dat je overeenkomsten verspreid staan over e-mails, mappen en losse spreadsheets. Elke keer als er een order binnenkomt of een factuur verstuurd moet worden, zoek je opnieuw naar de juiste afspraken. Als je herkent hoe dat voelt, neem dan gerust contact op, we denken graag met je mee.
Goed contractbeheer is geen luxe voor grote bedrijven. Voor elk MKB-bedrijf dat handelt met andere bedrijven is overzicht de basis van een gezonde bedrijfsvoering.
Versnipperd contractbeheer kost meer dan je denkt
Wanneer contracten, orders en facturen in verschillende systemen leven, betaal je daar elke dag een prijs voor. Niet altijd in euro’s, maar zeker in tijd, fouten en gemiste kansen.
Denk aan wat er misgaat als contractafspraken niet direct zichtbaar zijn bij het verwerken van een order. Prijzen kloppen niet, kortingen worden vergeten of een factuur gaat de deur uit zonder de juiste betalingsconditie. Die fouten kosten herstelwerk, en soms ook klantvertrouwen.
Bij het beheren van handelscontracten via losse tools stapelen de problemen zich op:
- Dubbele invoer in meerdere systemen kost onnodige tijd
- Contractwijzigingen worden niet automatisch doorgevoerd in orders of facturen
- Overzicht ontbreekt, waardoor aflopende contracten onopgemerkt blijven
- Samenwerking tussen afdelingen verloopt stroef omdat niemand hetzelfde systeem gebruikt
Voor groeiende MKB-bedrijven is dit geen klein ongemak. Het is een rem op je groei.
Eén systeem voor contracten, orders en facturatie
De oplossing voor versnipperd contractbeheer is niet nóg een losse tool. Het is één systeem dat contracten, orderbeheer en facturatie met elkaar verbindt.
Met de juiste orderbeheersoftware verwerk je verkoop- en inkooporders direct op basis van de gemaakte contractafspraken. Prijzen, kortingen en betalingstermijnen staan centraal opgeslagen en worden automatisch toegepast. Zo hoef je niets dubbel in te voeren en ontstaan er geen afwijkingen tussen wat je hebt afgesproken en wat je factureert.
Wat je concreet wint met een geïntegreerde aanpak:
- Contractafspraken zijn direct zichtbaar bij het aanmaken van een order
- Facturen worden automatisch gegenereerd op basis van de juiste condities
- Voorraadbeheer en orderverwerking lopen synchroon
- Alle communicatie met een klant, van offerte tot betaling, is op één plek terug te vinden
Zo werkt contractbeheer in het MKB zoals het hoort: zonder zoekwerk, zonder fouten en zonder vertraging.
Wat Digitaal Kantoor anders maakt dan losse tools
Digitaal Kantoor is de alles-in-één-bedrijfssoftware van DK Software, speciaal ontwikkeld voor het MKB. Het combineert boekhouding, CRM, projectmanagement, urenregistratie, orderbeheer en HR in één platform.
Dat klinkt als veel, maar het voordeel is simpel: alles is met elkaar verbonden. Een nieuw contract in het CRM-systeem is direct beschikbaar bij het verwerken van een order. Een goedgekeurde order genereert automatisch een factuur. En die factuur koppelt rechtstreeks aan je boekhouding.
Bekijk het volledige productoverzicht om te zien welke modules beschikbaar zijn en hoe ze samenwerken.
Wat Digitaal Kantoor onderscheidt:
- Volledig aanpasbaar aan jouw branche, van bouw en installatietechniek tot adviesbureaus en detachering
- Koppeling met meer dan 45 externe programma’s, waaronder webshops en handelsplatforms
- De klantenservice bestaat uit programmeurs die aanpassingen direct kunnen doorvoeren
- Ontwikkeld door een Nederlands bedrijf, met meer dan 20 jaar ERP-ervaring
Geen generiek pakket dat je probeert te laten passen. Een systeem dat wordt afgestemd op hoe jij werkt.
Veilig en betrouwbaar contractbeheer in de cloud
Contractdata is gevoelige informatie. Prijsafspraken, klantgegevens en betalingscondities mogen niet in verkeerde handen vallen of verloren gaan.
Digitaal Kantoor slaat alle gegevens op in een state-of-the-art-datacenter in Nederland. De beveiliging is geauditeerd door Fox-IT, een gespecialiseerd cyberbeveiligingsbedrijf. Dagelijkse back-ups, SSL-certificaten en inloggen via sms-authenticatie zorgen ervoor dat jouw contractinformatie altijd beschermd en beschikbaar is.
Zo beheer je handelscontracten in de cloud zonder in te leveren op veiligheid of betrouwbaarheid.
Zo start je met gestructureerd contractbeheer
Beginnen met gestructureerd contractbeheer hoeft niet ingewikkeld te zijn. DK Software begeleidt je persoonlijk tijdens de implementatie, zodat je snel aan de slag kunt zonder dat je vastloopt in technische details.
Elke nieuwe klant start met twee uur persoonlijke ondersteuning. Het team denkt actief mee over hoe Digitaal Kantoor het beste aansluit op jouw bedrijfsprocessen. Kleine aanpassingen worden direct doorgevoerd, zonder wachttijden of ticketsystemen.
Zo ziet de eerste stap eruit:
- Plan een gratis demo en zie hoe het systeem werkt in de praktijk
- Bespreek je specifieke situatie met een specialist
- Ontvang een configuratie die past bij jouw branche en werkwijze
- Start met de modules die je nu nodig hebt en breid uit als je groeit
Klaar om handelscontracten te beheren zonder gedoe? Vraag een gratis demo aan en ontdek wat Digitaal Kantoor voor jouw bedrijf kan betekenen.