Een pakbon maken is eenvoudig: je maakt een document aan met de geleverde artikelen, hoeveelheden en leveringsgegevens, en stuurt dit mee in de doos of met de zending. Voor MKB-bedrijven die regelmatig leveringen verzorgen, is het slim om dit proces te automatiseren via bedrijfssoftware, zodat elke pakbon automatisch en foutloos wordt aangemaakt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het aanmaken en meesturen van een pakbon. Heb je vragen over hoe dit werkt binnen jouw bedrijf? neem gerust contact op met ons team.
Welke gegevens staan er op een pakbon?
Een pakbon bevat de gegevens die nodig zijn om een levering te identificeren en te controleren: de naam en het adres van de ontvanger, een lijst van de geleverde artikelen met bijbehorende hoeveelheden, en een referentienummer dat gekoppeld is aan de bijbehorende order of factuur. Optioneel staan er ook de naam van de afzender, een leveringsdatum en eventuele bijzondere instructies op.
De meest voorkomende onderdelen van een pakbon zijn:
- Leveringsadres van de ontvanger
- Afzendergegevens van jouw bedrijf
- Ordernummer of referentienummer voor koppeling aan de bestelling
- Artikelomschrijvingen met productnaam of artikelcode
- Hoeveelheden per artikel
- Leveringsdatum
- Eventuele opmerkingen, zoals deelleveringen of speciale instructies
Let op: een pakbon bevat doorgaans geen prijzen. Dat is namelijk het grote verschil met een factuur. De pakbon dient puur als begeleidend document bij de fysieke levering, zodat de ontvanger kan controleren of alles correct en volledig is geleverd.
Wat is het verschil tussen een pakbon en een factuur?
Het belangrijkste verschil tussen een pakbon en een factuur is dat een pakbon geen financiële informatie bevat. Een pakbon beschrijft wat er geleverd wordt, terwijl een factuur beschrijft wat er betaald moet worden. Beide documenten kunnen betrekking hebben op dezelfde levering, maar ze dienen een ander doel.
Een factuur vermeldt prijzen, btw-bedragen, betalingsvoorwaarden en de gegevens die wettelijk verplicht zijn voor de boekhouding. Een pakbon is een puur logistiek document: het helpt de ontvanger om de inhoud van een zending te controleren zonder dat er meteen financiële verplichtingen aan verbonden zijn.
In de praktijk sturen veel MKB-bedrijven beide documenten mee. De pakbon gaat mee in de doos of met de chauffeur, de factuur volgt per e-mail of post. Dit is handig wanneer de facturatie op een ander moment plaatsvindt dan de levering, bijvoorbeeld bij deelleveringen of wanneer de prijs pas definitief is na ontvangst en goedkeuring.
Hoe maak je een pakbon aan in bedrijfssoftware?
In bedrijfssoftware maak je een pakbon aan door vanuit een verkooporder of levering een pakbondocument te genereren. De software haalt automatisch de relevante gegevens op uit de order, zoals artikelen, hoeveelheden en het leveringsadres, en zet deze om in een kant-en-klaar document dat je kunt afdrukken of digitaal meesturen.
De stappen zien er in de meeste systemen als volgt uit:
- Open de verkooporder of levering in het systeem
- Controleer de artikelen en hoeveelheden die worden meegestuurd
- Kies de optie om een pakbon aan te maken of te genereren
- Bekijk de voorbeeldweergave en pas indien nodig gegevens aan
- Druk de pakbon af of sla hem op als PDF voor digitale verzending
Een groot voordeel van geïntegreerde bedrijfssoftware is dat de pakbon automatisch gekoppeld is aan de bijbehorende order en de voorraadadministratie. Zodra de pakbon is aangemaakt, wordt de voorraad bijgewerkt en is de levering traceerbaar in het systeem. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd ten opzichte van handmatig werken met losse documenten of spreadsheets.
Kun je een pakbon automatisch laten aanmaken bij elke levering?
Ja, in goede bedrijfssoftware kun je instellen dat een pakbon automatisch wordt aangemaakt zodra een levering wordt verwerkt of een order de status “verzonden” krijgt. Dit betekent dat je geen handmatige stap meer hoeft te zetten: het systeem genereert de pakbon op de achtergrond en koppelt hem aan de juiste order.
Automatisch pakbonnen aanmaken is vooral waardevol voor MKB-bedrijven die dagelijks meerdere leveringen verwerken. Handmatig pakbonnen opstellen kost niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans op fouten, zoals verkeerde hoeveelheden of een onjuist leveringsadres. Automatisering zorgt ervoor dat de gegevens altijd overeenkomen met de order in het systeem.
Binnen een geïntegreerd platform kun je ook instellen of de pakbon direct wordt afgedrukt, opgeslagen als PDF of automatisch per e-mail naar de klant wordt gestuurd. Dit maakt het proces volledig hands-free en consistent, ongeacht wie de levering verwerkt.
Hoe stuur je een pakbon mee met een levering?
Je stuurt een pakbon mee met een levering door het document toe te voegen aan de zending, ofwel fysiek als afgedrukt vel in de doos of op de buitenkant van het pakket, ofwel digitaal als PDF-bijlage in een e-mail die gelijktijdig met de levering wordt verstuurd. Welke methode het beste past, hangt af van de aard van de levering en de afspraken met je klant.
Bij fysieke leveringen is het gebruikelijk om de pakbon in een doorzichtige documentenhouder op de buitenzijde van het pakket te bevestigen, of los in de doos te leggen. De ontvanger kan dan direct bij ontvangst controleren of de inhoud overeenkomt met de pakbon, zonder de doos volledig te hoeven openen.
Bij digitale of gemengde leveringen stuur je de pakbon als PDF per e-mail, eventueel samen met of vlak voor de levering. In bedrijfssoftware kun je dit automatiseren: zodra een levering wordt aangemaakt, verstuurt het systeem automatisch een begeleidende e-mail met de pakbon als bijlage. Zo is de klant altijd voorbereid op wat er onderweg is.
Wil je het aanmaken en meesturen van pakbonnen efficiënter inrichten binnen jouw bedrijf? Vraag een demo aan en ontdek hoe geïntegreerde bedrijfssoftware jouw logistieke processen vereenvoudigt. Of neem contact op met ons team voor een persoonlijk gesprek over de mogelijkheden voor jouw situatie.
Veelgestelde vragen
Is een pakbon verplicht bij elke levering?
Een pakbon is wettelijk gezien niet verplicht, maar wordt in de praktijk sterk aanbevolen. Het biedt zowel jou als de ontvanger een duidelijk bewijs van wat er geleverd is, wat geschillen over ontbrekende of verkeerde artikelen voorkomt. Voor MKB-bedrijven die regelmatig leveren, is een pakbon bovendien een professionele standaard die bijdraagt aan klantvertrouwen en een soepel retourproces.
Wat doe je als de inhoud van de zending niet overeenkomt met de pakbon?
Als de geleverde artikelen of hoeveelheden afwijken van wat op de pakbon staat, moet de ontvanger dit zo snel mogelijk melden bij de afzender. Noteer de afwijking bij voorkeur schriftelijk en bewaar de originele pakbon als referentie. In bedrijfssoftware kun je vervolgens een correctielevering of creditnota aanmaken om het verschil administratief recht te zetten.
Kan ik een pakbon ook gebruiken bij deelleveringen?
Ja, een pakbon is juist erg handig bij deelleveringen. Je maakt per deellevering een aparte pakbon aan met daarin alleen de artikelen die op dat moment worden meegestuurd. Door het ordernummer of referentienummer op elke pakbon te vermelden, kan de ontvanger eenvoudig bijhouden welk deel van de totaalbestelling al is ontvangen en wat er nog verwacht wordt.
Hoe lang moet ik pakbonnen bewaren?
Hoewel pakbonnen zelf geen wettelijke bewaartermijn hebben zoals facturen, is het verstandig om ze minimaal zo lang te bewaren als de bijbehorende factuur of order, doorgaans zeven jaar conform de fiscale bewaarplicht in Nederland. In geïntegreerde bedrijfssoftware worden pakbonnen automatisch digitaal opgeslagen en gekoppeld aan de bijbehorende order, waardoor archivering geen extra moeite kost.
Kan ik mijn pakbon voorzien van een eigen huisstijl of logo?
Ja, de meeste bedrijfssoftware biedt de mogelijkheid om pakbonnen aan te passen aan jouw huisstijl, inclusief je bedrijfslogo, kleuren en lettertype. Dit geeft je documenten een professionele uitstraling en zorgt voor consistentie in alle communicatie richting klanten. Controleer in jouw softwarepakket de sjablooninstellingen om dit eenmalig in te richten.
Wat is het verschil tussen een pakbon en een vrachtbrief?
Een pakbon is een intern begeleidend document dat de inhoud van een zending beschrijft voor de ontvanger. Een vrachtbrief is een officieel transportdocument dat de overeenkomst tussen afzender en vervoerder vastlegt en wettelijk vereist is bij bepaalde vormen van goederenvervoer, zoals internationaal transport. Voor de meeste binnenlandse MKB-leveringen volstaat een pakbon; een vrachtbrief is vooral relevant bij het inschakelen van externe logistieke partijen.
Hoe schakel ik over van handmatige pakbonnen naar geautomatiseerde pakbonnen in bedrijfssoftware?
De overstap begint met het kiezen van bedrijfssoftware die pakbonbeheer integreert met je order- en voorraadbeheer. Vervolgens importeer je je bestaande klant- en artikelgegevens in het systeem en stel je de pakbonsjabloon in naar wens. Na een korte testfase met enkele leveringen kun je het proces volledig automatiseren, zodat pakbonnen voortaan zonder handmatige tussenkomst worden aangemaakt en verstuurd.