Als werkgever van een klein bedrijf ben je verplicht om een zieke werknemer gedurende maximaal twee jaar loon door te betalen. Dit geldt ook voor kleine ondernemingen en zelfstandigen met personeel. De loondoorbetaling bij ziekte is wettelijk geregeld in Nederland en kan een flinke financiële druk leggen op het MKB. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de loondoorbetalingsverplichting MKB, zodat je goed voorbereid bent. Heb je vragen over hoe je jouw bedrijfsvoering slimmer kunt inrichten? Neem gerust contact op met DK Software.
Hoelang ben je als werkgever verplicht loon door te betalen bij ziekte?
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om een zieke werknemer gedurende maximaal twee jaar (104 weken) loon door te betalen. Deze verplichting geldt vanaf de eerste ziektedag. Pas na twee jaar aaneengesloten ziekte mag je de loondoorbetaling stopzetten, mits je aan alle re-integratievoorwaarden hebt voldaan.
Voor kleine bedrijven is dit een langdurige en kostbare verplichting. De twee jaar zijn niet altijd aaneengesloten: als een werknemer herstelt en binnen vier weken opnieuw ziek wordt door dezelfde oorzaak, telt de nieuwe ziekteperiode mee als verlengde van de eerste. Dit heet de zogeheten samentellingsregel. Het is dus belangrijk om ziekmeldingen goed bij te houden en te documenteren, zodat je altijd een helder overzicht hebt.
Heb je een werknemer in dienst met een tijdelijk contract? Dan geldt de loondoorbetalingsplicht in principe voor de duur van het contract. Loopt het contract af tijdens de ziekteperiode, dan eindigt in beginsel ook de loondoorbetalingsverplichting, tenzij je een afwijkende afspraak hebt gemaakt.
Hoeveel loon moet je doorbetalen tijdens ziekte?
Wettelijk ben je verplicht om een zieke werknemer minimaal 70% van het loon door te betalen gedurende de twee jaar ziekte. In het eerste ziektejaar geldt echter vaak een aanvulling via de cao of arbeidsovereenkomst tot 100% van het loon. In het tweede ziektejaar daalt dit doorgaans naar 70%.
Of je als kleine werkgever meer moet betalen dan het wettelijke minimum, hangt af van wat er in de arbeidsovereenkomst of toepasselijke cao staat. Veel sectoren verplichten een hogere aanvulling, zeker in het eerste ziektejaar. Het is verstandig om dit goed na te lezen voordat een werknemer ziek wordt, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Let ook op het maximumdagloon: het loon dat je doorberekent, mag nooit hoger zijn dan het wettelijk vastgestelde maximumdagloon. Dit is een grens die het UWV jaarlijks vaststelt. Voor 2026 is het raadzaam de actuele bedragen te controleren via de officiële UWV-website.
Wat zijn de verplichtingen van een kleine werkgever bij een zieke werknemer?
Als kleine werkgever heb je bij ziekte van een werknemer meerdere wettelijke verplichtingen. Naast de loondoorbetaling moet je actief werken aan re-integratie, een bedrijfsarts inschakelen, een probleemanalyse laten opstellen en een plan van aanpak maken. Het UWV controleert of je deze verplichtingen nakomt.
Concreet omvatten de verplichtingen voor een zieke werknemer in een kleine onderneming het volgende:
- De werknemer binnen zes weken aanmelden bij een arbodienst of bedrijfsarts
- Uiterlijk na zes weken een probleemanalyse laten opstellen door de bedrijfsarts
- Samen met de werknemer een plan van aanpak opstellen (uiterlijk week acht)
- Regelmatige evaluaties en bijstellingen van het re-integratieplan
- Na twee jaar een re-integratieverslag aanleveren aan het UWV
Kom je deze verplichtingen niet na, dan riskeert jouw bedrijf een loonsanctie van het UWV: de loondoorbetaling kan dan met maximaal een jaar worden verlengd. Voor kleine bedrijven is dit een forse extra last. Een goede administratie en tijdige opvolging zijn daarom essentieel.
Hoe bescherm je je bedrijf financieel tegen langdurig ziekteverzuim?
De meest effectieve manier om je bedrijf financieel te beschermen tegen langdurig ziekteverzuim is het afsluiten van een verzuimverzekering. Deze verzekering vergoedt (een deel van) de loonkosten bij langdurige ziekte, zodat jouw bedrijf niet volledig opdraait voor de kosten van twee jaar loondoorbetaling.
Er zijn grofweg twee typen verzuimverzekeringen voor het MKB:
- Conventionele verzuimverzekering: Je betaalt een vaste premie en krijgt bij ziekte een uitkering op basis van de werkelijke loonkosten.
- Stop-lossverzekering: Je draagt zelf een bepaald percentage van de loonkosten, en de verzekering neemt het meerdere voor haar rekening.
Naast een verzekering loont het om te investeren in preventief verzuimbeleid. Denk aan een gezonde werkomgeving, regelmatige gesprekken over werkdruk en vroege signalering van klachten. Bedrijven die actief inzetten op preventie zien in de praktijk dat het ziekteverzuim daalt, wat op de lange termijn de premiekosten drukt.
Voor kleine bedrijven is ook de mogelijkheid van eigenrisicodrager relevant: je draagt dan zelf het risico voor de WGA-uitkeringen (gedeeltelijk arbeidsgeschikten) in ruil voor meer invloed op het re-integratieproces. Dit vraagt om goede begeleiding en administratie, maar kan kostenefficiënt zijn.
Wanneer hoef je als werkgever geen loon meer door te betalen bij ziekte?
De loondoorbetalingsverplichting eindigt in een aantal specifieke situaties. De meest voorkomende is het verstrijken van de twee jaar ziekte. Daarnaast stopt de verplichting wanneer de werknemer zelf ontslag neemt, het tijdelijke contract afloopt, of de werknemer de re-integratieverplichtingen zonder goede reden weigert na te komen.
Andere situaties waarin je als werkgever de loondoorbetaling mag stopzetten of opschorten:
- De werknemer werkt mee aan re-integratie maar weigert passende arbeid te verrichten
- De werknemer verstrekt onjuiste of onvolledige informatie over zijn ziekte of herstel
- De werknemer gaat zonder toestemming op vakantie terwijl hij ziek gemeld is
- De werknemer werkt elders terwijl hij ziek gemeld staat bij jou
Het is belangrijk om dergelijke situaties goed te documenteren en juridisch advies in te winnen voordat je de loondoorbetaling stopzet. Een foutieve stopzetting kan leiden tot claims van de werknemer en extra kosten voor jouw bedrijf.
Welke rol speelt een geïntegreerd HR-systeem bij het beheren van ziekteverzuim?
Een geïntegreerd HR-systeem speelt een cruciale rol bij het overzichtelijk bijhouden van ziekteverzuim in het MKB. Het stelt je in staat om ziekmeldingen direct te registreren, re-integratietrajecten te volgen en wettelijke termijnen automatisch te bewaken, zodat je nooit een verplichte stap vergeet.
Voor kleine bedrijven is het bijhouden van alle verplichtingen rondom een zieke werknemer tijdrovend als dit handmatig gebeurt. Een goed HR-systeem neemt deze administratieve last weg door:
- Automatische signalering van deadlines (probleemanalyse, plan van aanpak, evaluaties)
- Centrale opslag van alle verzuimgerelateerde documenten en correspondentie
- Realtime inzicht in verzuimcijfers per werknemer, afdeling of periode
- Koppeling met de salarisadministratie voor correcte loonberekeningen bij ziekte
De HR-module van Digitaal Kantoor biedt precies deze functionaliteit als onderdeel van een volledig geïntegreerd bedrijfsplatform. Verlofregistratie, contractbeheer en personeelsgegevens zijn direct gekoppeld aan de financiële administratie, zodat je altijd een actueel en volledig beeld hebt van je personeelskosten en verplichtingen. Dat is waardevol, zeker wanneer een langdurig ziektetraject financieel en administratief beheerst moet worden.
Wil je weten hoe DK Software jouw HR-processen en ziekteverzuimbeheer kan vereenvoudigen? Vraag een demo aan of neem contact op met ons team voor een persoonlijk gesprek.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik als kleine werkgever de re-integratieverplichtingen niet op tijd nakom?
Als je de re-integratieverplichtingen niet of te laat nakomt, kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dit betekent dat je de loondoorbetaling met maximaal één extra jaar moet voortzetten, bovenop de verplichte twee jaar. Om dit te voorkomen is het essentieel om alle deadlines (zoals de probleemanalyse in week zes en het plan van aanpak in week acht) strak te bewaken, bij voorkeur met behulp van een HR-systeem dat automatisch waarschuwingen verstuurt.
Mag ik een zieke werknemer ontslaan tijdens de twee jaar loondoorbetaling?
Nee, gedurende de eerste twee jaar ziekte geldt er een ontslagverbod: je mag een zieke werknemer in principe niet ontslaan vanwege zijn ziekte. Uitzonderingen bestaan, zoals ontslag om bedrijfseconomische redenen of met wederzijds goedvinden, maar ook dan gelden strikte voorwaarden. Het is sterk aan te raden om juridisch advies in te winnen voordat je stappen onderneemt richting ontslag van een zieke werknemer.
Hoe werkt de samentellingsregel precies en waarom is die belangrijk voor mijn administratie?
De samentellingsregel houdt in dat als een werknemer herstelt maar binnen vier weken opnieuw ziek wordt door dezelfde oorzaak, de nieuwe ziekteperiode wordt opgeteld bij de eerdere periode. Dit betekent dat de teller van de twee jaar niet opnieuw begint, maar verder loopt. Het nauwkeurig bijhouden van ziekmeldingen, hersteldata en ziekteooorzaken in je administratie is daarom cruciaal om te weten waar je precies staat in de twee jaar termijn.
Is een verzuimverzekering verplicht voor kleine werkgevers in het MKB?
Nee, een verzuimverzekering is niet wettelijk verplicht, maar voor kleine bedrijven is het wel sterk aanbevolen. Zonder verzekering draai jij als werkgever volledig op voor de loonkosten bij langdurige ziekte, wat een flinke aanslag op de liquiditeit kan betekenen. Vergelijk verschillende aanbieders en verzekeringsvarianten (conventioneel of stop-loss) om te bepalen welke het beste aansluit bij de omvang en het risicoprofiel van jouw bedrijf.
Wat is het verschil tussen een arbodienst en een bedrijfsarts, en welke heb ik nodig?
Een bedrijfsarts is een gecertificeerde arts die de medische beoordeling van een zieke werknemer uitvoert en de probleemanalyse opstelt. Een arbodienst is een organisatie die meerdere arbo-gerelateerde diensten aanbiedt, waaronder toegang tot een bedrijfsarts. Als kleine werkgever ben je verplicht een contract te hebben met een gecertificeerde arbodienst of een bedrijfsarts, zodat je werknemer binnen zes weken na ziekmelding beoordeeld kan worden.
Wat moet ik doen als ik vermoed dat een werknemer zich ten onrechte ziek meldt?
Als je twijfelt aan de rechtmatigheid van een ziekmelding, mag je dit niet zomaar negeren of de loondoorbetaling stopzetten. De juiste stap is om de bedrijfsarts in te schakelen voor een objectieve medische beoordeling. De bedrijfsarts kan vaststellen of de werknemer daadwerkelijk arbeidsongeschikt is. Documenteer je vermoedens zorgvuldig en win juridisch advies in voordat je verdere maatregelen neemt, om claims of arbeidsrechtelijke conflicten te voorkomen.
Hoe begin ik met het opzetten van een goed verzuimbeleid als kleine ondernemer?
Een goed verzuimbeleid begint met een duidelijk verzuimprotocol: stel schriftelijk vast hoe werknemers zich ziek moeten melden, wie het aanspreekpunt is en welke stappen er worden gevolgd. Zorg daarnaast voor een contract met een arbodienst of bedrijfsarts nog vóórdat een werknemer ziek wordt, en overweeg een HR-systeem om termijnen en documenten centraal bij te houden. Preventie is minstens zo belangrijk: regelmatige check-ins met medewerkers over werkdruk en welzijn helpen verzuim vroegtijdig te signaleren en te beperken.